Jakie funkcje powinien mieć program do prowadzenia firmy?

Finanse Środa, 1 sierpnia 2018
Oceń:
4 / 26 głosów
Jakie funkcje powinien mieć program do prowadzenia firmy?

Czasy, kiedy dane kontrahentów przechowywało się w tabeli arkusza kalkulacyjnego, minęły bezpowrotnie. Dlaczego? Z jednej strony obowiązuje RODO, które wymusza na nas większą niż kiedykolwiek troskę o bezpieczeństwo danych naszych i naszych klientów, z drugiej zaś –  dotyka nas wszechobecna optymalizacja, do której tendencje widać zwłaszcza w biznesie. Chcemy, aby jak najwięcej rutynowych i powtarzalnych czynności wykonywało się automatycznie.

Prowadzimy biznesy – sprzedajemy towary i usługi, a więc musimy wystawiać rachunki, faktury lub paragony oraz gromadzić dane naszych kontrahentów. Często prowadzimy także magazyn. Wówczas, zaraz po zarejestrowaniu naszej działalności, szukamy odpowiedniego oprogramowania sprzedażowo-magazynowego. To dobry pomysł, ale można mieć jeszcze lepszy – znaleźć rozwiązanie, które nie ogranicza się do obsługi sprzedaży, magazynu i prowadzenia bazy kontrahentów, ale ma jeszcze kilka innych, użytecznych funkcji. Może nawet nie wiesz, jakie możliwości mają współczesne programy do cyfrowego zarządzania biznesem i na co zwrócić uwagę, wybierając oprogramowanie dla siebie…

W świetle zaostrzonych przepisów dot. ochrony danych osobowych szczególnie ważna jest możliwość wyboru bazy danych. Mnóstwo dostępnych na rynku rozwiązań działa tylko w chmurze, co może dyskwalifikować program dla wielu Klientów. Jeśli chcesz przechowywać dane w lokalnej, szyfrowanej bazie na Twoim komputerze, poszukaj odpowiedniego programu.

Ważne, aby program obsługiwał Twoją firmę jak najbardziej kompleksowo i był stale dostosowywany do zmieniającego się prawa. Dużym ułatwieniem jest generowanie i wysyłka JPK wprost z programu. Wkrótce, aby wystawić fakturę do paragonu, niezbędny będzie paragon z numerem NIP kontrahenta. Istotne, aby Twój program umożliwiał wydruk takich paragonów. Oczywiście, obsługa drukarek fiskalnych i czytników kodów kreskowych powinna być standardem.

Większość firm prowadzi masową wysyłkę przypomnień i powiadomień w formie SMS oraz e-mail. Dobry program do cyfrowego zarządzania biznesem umożliwi Ci nie tylko te funkcje, lecz także wysyłkę dokumentów sprzedażowych e-mailem wprost z programu. To naprawdę wygodne. Tym bardziej, jeśli program pozwoli jednym kliknięciem możesz wywołać zapis zmian, który umożliwi Ci prześledzenie historii danej faktury.

Program do zarządzania Twoim biznesem powinien pozwalać Ci na tworzenie ofert dla klientów, a nie tylko na wystawianie dokumentów sprzedażowych. Znacznym ułatwieniem jest możliwość zaciągania danych z CEiDG oraz GUS-u. Na rynku są rozwiązania wzbogacone w tę funkcjonalność. Dzięki niej, wprowadzając kontrahenta do bazy, nie musisz wpisywać wszystkich jego danych. Program rozpozna go po numerze NIP i sam uzupełni resztę pól. Jeśli Twoje oprogramowanie posiada możliwość weryfikacji kontrahenta po VAT/VIES, od razu sprawdzisz, czy jest czynnym podatnikiem.

Prowadzisz sklep internetowy? Dobry program będzie z nim zsynchronizowany. Co więcej, są dostawcy oprogramowania do prowadzenia firmy, który oferują także usługę utworzenia strony internetowej oraz sklepu on-line. Wtedy zarządzanie Twoimi miejscami w sieci odbywa się wprost z programu. Dzięki temu masz jedno narzędzie do naprawdę całościowego prowadzenia firmy.

Jeśli rozlicza Ciebie biuro księgowe, ważne, aby Twoje oprogramowanie posiadało możliwość eksportu danych do programów księgowych. To znacznie ułatwi Ci współpracę z księgową. O wysokiej jakości aplikacji świadczy także funkcja importu danych z innych programów o podobnym przeznaczeniu. Dzięki temu przechodząc na nowy, nie jesteś zmuszany do ręcznego wprowadzania danych.

Kluczowa jest też sama organizacja pracy. Możliwość synchronizacji kalendarza z programu z Twoim kalendarzem Google lub Microsoft Live ułatwi Ci zapanowanie nad czasem pracy.  Ważne, żeby Twój program pozwalał planować zadania i ustawiać przypomnienia, np. w formie e-maila, SMS-a lub innej. Niektóre narzędzia do zarządzania relacjami z Klientami dają możliwość zakładania tematów lub kontrolowania historii kontaktów. Dobrze, gdy przy każdym kontrahencie czy dokumencie można dodać uwagi widoczne tylko dla Ciebie.

Na szybkość i lepszą wydajność Twojej pracy wpłynie także możliwość wystawiania faktur cyklicznych czy tworzenia szablonów – np. dokumentów czy treści wiadomości wysyłanych klientom. Warto wybrać oprogramowanie, które posiada taką funkcję. Dodatkowo użyteczne mogą okazać się rejestr haseł i PIN-ów lub baza wiedzy na Twoje  notatki. Z PR-owego punktu widzenia warto, aby program pozwalał tworzyć Ci Twoje własne szablony wydruków dokumentów z Twoim logo.

Zastanawiasz się, czy istnieje program, który ma wszystkie opisane wyżej funkcje i w dodatku jest intuicyjny w obsłudze? Istnieje. To mpFirma. Aby sprawdzić opisane wyżej funkcjonalności i przekonać się o możliwościach mpFirmy, testuj ją za darmo przez 30 dni i wejdź w erę cyfrowego zarządzania biznesem.